Datenschutzinformationen für Geschäftspartner, Kunden und deren Ansprechpartner

Mit den folgenden Informationen möchten wir Sie als Geschäftspartner, Lieferant oder Interessent bzw. als Ansprechpartner eines Geschäftspartners, Lieferanten oder Interessenten über unsere Handhabung der Erhebung, Verwendung und Weitergabe von personenbezogenen Daten informieren.

1. Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle für Ihre personenbezogenen Daten ist die Hirschmann Car Communication GmbH, Stuttgarter Str. 45 – 51, 72654 Neckartenzlingen.

2. Rechtsgrundlagen und Zwecke für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten Ihre Daten nur sofern ein Gesetz dies erlaubt, wir dazu gesetzlich verpflichtet sind oder Sie freiwillig in eine Datenverarbeitung ausdrücklich eingewilligt haben.

Datenverarbeitung zur Durchführung von Verträgen

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann sich zum einen aufgrund der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die einer vertraglich geregelten Geschäftsbeziehung vorausgehen oder zum anderen in der Erfüllung der Pflichten aus einem geschlossenen Vertrag mit Ihnen ergeben. Hierunter können beispielsweise die Abwicklung von Kaufaufträgen, Lieferungen oder Zahlungen fallen oder die Erstellung und Beantwortung von Angebotsanfragen von Einzelpersonen, zur Festlegung der Begründung oder Bedingungen eines Vertragsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO).

Datenverarbeitung aufgrund rechtlicher Verpflichtungen

Zudem unterliegt die verantwortliche Stelle (vgl. Ziffer 1) verschiedener rechtlicher Verpflichtungen, die die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich machen können (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO). Diese rechtlichen Verpflichtungen können sich beispielsweise aus steuerrechtlichen, handels- und außenhandelsrechtlichen oder sanktionsrechtlichen Vorschriften ergeben.

Datenverarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses

Zudem kann es vorkommen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Die berechtigten Interessen sind insbesondere der Abschluss oder die Durchführung von Verträgen und anderen Geschäftsbeziehungen mit unseren Geschäftspartnern, Lieferanten oder Interessenten für die Sie ggf. als Vertreter oder als Mitarbeiter tätig sind.

Des Weiteren sind berechtigte Interessen interne Verwaltungszwecke (z. B. für die Buchhaltung und Zahlungsabwicklung) oder die Sicherstellung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs sowie zur Durchführung von Compliance-Untersuchungen, zur Gewährleistung der Gebäude- und Anlagensicherheit oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen sowie zur externen Kommunikation (z.B. Videokonferenzsysteme).

Durch Sanktionslistenprüfungen wird zudem sichergestellt, dass die Hirschmann Car Communication GmbH keine finanziellen Mittel an gelistete Personen bereitstellen (Implementierung eines Denied Party Screenings).

Eine Vielzahl internationaler gesetzlicher Vorschriften verlangt von der Hirschmann Car Communication GmbH als Unternehmen die Überprüfung aktueller und zukünftiger Geschäftspartner (Business Partner Screening (BPS). Um solche Compliance-Vorschriften einzuhalten, haben wir einen Prozess implementiert, der ein tiefgreifendes BPS ermöglicht, das mit einem Abgleich verschiedener Sanktionslisten arbeitet. Darüber hinaus können wir Berichte von Auskunfteien/Rating-Agenturen und Analysen durch Medienscreening/Nachrichtenalarm nutzen. Das PBS-Verfahren ist zu einem großen Teil gesetzlich vorgeschrieben und notwendig, um einen Vertrag mit Hirschmann Car Communication GmbH abschließen zu können, da wir mögliche Risiken, Schäden und Verluste vermeiden müssen.

Datenverarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung

Daneben kann die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer von Ihnen erteilten freiwilligen Einwilligung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO beruhen. Keinesfalls geben wir Ihre Daten dabei an unbefugte Dritte weiter. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit frei mit Wirkung für die Zukunft gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO widerrufen. Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Einwilligung verarbeiten, informieren wir Sie darüber noch einmal im Einzelnen.

3. Datenkategorien

Zu den Arten der verarbeiteten personenbezogener Daten unserer Geschäftspartner, unter welche sowohl Lieferanten als auch Kunden im eigentlichen Sinne fallen, gehören insbesondere Stammdaten (Vorname, Nachname, Funktion, die Identität der Firma) und die Kontaktdaten (geschäftliche Anschrift, Telefonnummern, Faxnummer und E‑Mail-Adresse) des für uns zuständigen Ansprechpartners, etc.

Zudem verarbeiten wir die im Rahmen der Vertragsbeziehung getroffenen Absprachen (Kommunikationshistorie, vertragliche Vereinbarungen, Preise, verhandelten Waren, Dienstleistungen, Bestellhistorie und dazu gehörige Angebote und Aufträge).

Die personenbezogenen Daten von Ihnen bzw. Ihrer Mitarbeiter werden in aller Regel direkt bei Ihnen persönlich im Rahmen der Angebots- oder der Vertragsschlussphase oder während der laufenden Geschäftsbeziehung erhoben, oder von Ihrem Arbeitgeber (der mit der Verantwortlichen Stelle eine Geschäftsbeziehung unterhält) im Rahmen der Geschäftsbeziehung zu deren Durchführung mitgeteilt.

Die Daten zur Historie der Geschäftsbeziehung (Kommunikation, Vertragsdetails, Ansprechpartner, vertretungsberechtigte Personen, etc.) fallen im Rahmen der gemeinsamen Geschäftsbeziehung an und werden dabei in unserem Kundenmanagementsystem (CRM) gespeichert.

Zur Gewährleistung des IT-Sicherheitskonzeptes erfassen wir zudem Ihre Nutzungsdaten (z.B. Logdaten).

In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder eines berechtigten Interesses diese personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen erhoben. Dazu gehören insbesondere anlassbezogene Abfragen von Wirtschaftsauskunfteien bzgl. der wirtschaftlichen Zuverlässigkeit. Diese Angaben beziehen sich jedoch in den meisten Fällen auf das Unternehmen, mit denen eine Vertragsbeziehung besteht und nicht auf natürliche Personen, es sei denn, Sie sind selbst unmittelbar unser Geschäftspartner und handeln und firmieren unter Ihrem eigenen Namen (bspw. als eingetragener Kaufmann oder als natürliche Person auf eigene Rechnung).

4. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte außerhalb der Verantwortlichen Stelle erfolgt nur, sofern Sie vorher ausdrücklich in die Übermittlung eingewilligt haben, oder wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften hierzu verpflichtet sind. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO im Falle einer Einwilligung oder Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO im Falle einer rechtlichen Verpflichtung.

Zudem werden Daten in unserem Auftrag von Dienstleistern verarbeitet. Diese sind jeweils sorgfältig ausgesucht und vertraglich nach Art. 28 DSGVO verpflichtet.

5. Datenübermittlung in Drittländer

Sollten wir personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde, mit dem Datenempfänger ein angemessenes Datenschutzniveau vereinbart worden ist (zum Beispiel mittels EU-Standardvertragsklauseln) oder Sie uns Ihre Einwilligung gemäß den Vorgaben des Art. 49 DSGVO hierzu erteilt haben.

6. Aufbewahrungsdauer

Die personenbezogenen Daten werden so lange aufbewahrt, wie dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche bzw. vertraglich Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Ihre Betroffenenrechte

Als betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. Werden Daten auf Grundlage des von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO erhoben, steht der betroffenen Person das Recht zu, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende Gründe für die Verarbeitung vor, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Jede betroffene Person hat ein Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.

8. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unser externer Datenschutzbeauftragter steht Ihnen gerne für Auskünfte zum Thema Datenschutz unter folgender E‑Mail-Adresse zur Verfügung: office@datenschutz-sued.de

Wenn Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, geben Sie hierbei bitte die Hirschmann Car Communication GmbH im Betreff an.